Mengikuti Konferensi

Tulisan ini adalah sebagai salah satu bentuk rasa syukur saya atas salah satu nikmat Allah Ta’ala yang tidak pernah saya bayangkan sebelumnya. Ya, saya tidak pernah menyangka saya bisa mengikuti konferensi internasional. Sungguh, semua yang saya peroleh ini tak lain adalah atas kemurahan-Nya.

---

Tulisan ini akan terbagi menjadi 2 bagian utama yaitu terkait paper (submit paper) dan konferensi (setelah paper dinyatakan diterima)

Bagian 1: Paper

Beberapa bulan yang lalu, alhamdulillah saya telah menyelesaikan draft paper saya. Setelah memperoleh revisi dari kedua dosen pembimbing serta izin/restu dari beliau untuk submit, saya merasa lega sekali. Lega karena sudah mengantongi izin untuk submit sehingga langkah selanjutnya adalah mencari konferensi yang hendak saya ikuti. Kenapa konferensi? Pertimbangan saya saat itu adalah karena waktu. Proses reviu konferensi biasanya lebih cepat dibandingkan jurnal. Jika saya memilih jurnal, saya takut waktunya tidak cukup untuk mengejar kelulusan secara tepat waktu, mengingat syarat untuk pra-pendadaran adalah telah memiliki publikasi. Saat memilih konferensi, fokus saya adalah konferensi yang difasilitasi (organized or supported) oleh kampus tempat saya menimba ilmu. Kita juga bisa memastikan konferensi tersebut di website komunitas ilmiah/asosiasi professional seperti IEEE karena rujukan konferensi saya ke sana. Langkah selanjutnya, saya pun bersegera untuk langsung mencari daftar konferensi di EDAS melalui https://www.edas.info/ (setelah sebelumnya membuat akun). Menurut saya pribadi, jika paper yang sudah dibuat sudah mentog di kepala (idenya), lebih baik segera submit saja untuk memperoleh masukan dari para expert di bidangnya.

Tampilan di EDAS https://www.edas.info/

Ndilalahnya pas sekali, hari itu, 21 Juli 2021 adalah hari terakhir submission deadline. Sore hari, saya pun langsung submit paper ke konferensi tersebut. Ternyata proses submit paper ada lika-likunya (butuh beberapa kali proses hingga bisa berhasil submit meski sudah menggunakan template dari IEEE). Waktu itu ada kendala seperti font, ukuran margin yang tidak sesuai, dan authorname: doubleblind. Setelah bertanya dengan kakak-kakak senior (semoga Allah membalas kebaikan mereka), maka saya diarahkan agar pada naskah manuscript/paper kita tidak perlu dicantumkan nama pengarang, untuk pdfnya bisa menggunakan Nitro. Alhamdulillah menggunakan Nitro cukup membantu mengatasi masalah font, tinggal terkait ukuran margin di mana saya (dibantu suami) uthek-uthek manual supaya sesuai, tulisan di footer dihilangkan, dan alhamdulillah berhasil submit malam hari sekitar pukul 7 malam.

Tampilan beberapa notifikasi di EDAS saat gagal mencoba submit paper

Selang 2 minggu kemudian, pada sore hari mendekati ashar, saya mendapatkan email kalau ternyata paper saya ditolak. Ketika mengingat ini, saya bersyukur sekali saya memperoleh masukan dari reviewer dengan waktu yang tidak terlalu lama. Saya memang sedih saat itu, tapi saat membaca email itu, ada kata-kata yang membuat saya bersemangat, bunyinya seperti ini, “We encourage you to revise your manuscript according to the reviewer’s comments..” Kata-kata we encourage you sungguh menyentuh hati saya. Saya masih bersemangat untuk submit kembali di konferensi yang sama (Alhamdulillah ada perpanjangan submission deadline). Akhirnya, setelah melakukan revisi dan berkonsultasi dengan dosbing, saya pun submit lagi pada 25 Agustus 2021. Karena sudah pernah melakukan submit sebelumnya, maka proses submit tergolong lancar tanpa hambatan berarti. Kemudian, pada tanggal 13 September 2021, dua hari menjelang tanggal notifikasi paper ternyata saya sudah mendapatkan email dari penyelenggara konferensi. Wah paper saya ditolak lagi. Tampilan di edas saya menunjukkan warna jingga (orange). Segala puji bagi Allah atas segala sesuatu, kalau diinget sekarang, jadi makin bersyukur, pemberitahuan atau notifikasi paper lebih awal dari jadwal notifikasi seharusnya. Menurut saya, ditolak lebih awal lebih baik karena ada bayangan selanjutnya akan submit ke mana. Meskipun jujur, pada kedua kalinya paper ditolak, merupakan hal yang tidak mudah bagi saya. Bahkan, untuk sekadar membaca komentar dari reviewer saja, saya takut. Apalagi, konferensi yang saya tuju sudah tidak ada perpanjangan submission lagi, jadi saat itu makin sedih.

        

Tampilan di status paper saya. Warna jingganya ada dua! He

Alhamdulillah pertolongan Allah datang. Titik awal kebangkitan saya untuk submit paper kembali dimulai pada saat saya memperoleh email pemberitahuan terkait call for paper dari suatu konferensi (organized jointly dengan departemen kampus saya). Saya memperoleh informasi call for paper ini dari edas berdasarkan kesesuaian dengan profil saya. Inilah sisi positif memiliki akun di EDAS. Kita akan mendapatkan banyak informasi call for paper yang sesuai bidang interest kita. Alhamdulillah tsumma alhamdulillah, info call for paper tersebut hanya berselang 3 hari dari jeda pemberitahuan paper saya yang ditolak sehingga saya pun bisa segera bangkit kembali. Saya pun mulai membaca pelan-pelan masukan dari reviewer serta mencoba meresapinya. Saya coba sebisa mungkin untuk memperbaiki paper saya sesuai saran dari reviewer serta dosen pembimbing sampai deadline terakhir submit tiba. Saya pun submit untuk ketiga kalinya.

Proses reviu paper kali ini berjalan sedikit lebih lama dibandingkan proses reviu pada konferensi sebelumnya, kira-kira sekitar sebulan. Selama menunggu proses reviu itu, hobi saya adalah mengecek status paper. Setiap bangun tidur buka EDAS, jam berapa pun itu! Heuheuheu. Hingga saya baru ngeh ada yang berbeda pada tampilan personal notes, ada kata-kata “You have authored an accepted paper.” Saya coba pastikan artinya melalui google translate, takut saya salah menafsirkan. Saya coba tanya ke teman yang sebelumnya sudah diterima papernya, ternyata tampilan di personal notesnya seperti saya. Alhamdulillah, pada 27 Oktober yang lalu, tak lama kemudian saya memperoleh email yang menyatakan paper saya diterima. Untuk pertama kalinya status paper saya ada yang berwarna hijau, setelah dua sebelumnya jingga. Alhamdulillah, segala puji bagi Allah yang telah menyempurnakan kebaikan-kebaikan dengan nikmat-Nya. Fokus saya selanjutnya adalah memperbaiki draft paper untuk final manuscript atau camera ready paper serta mempersiapkan presentasi yang akan dibahas pada bagian 2.

Tampilan di EDAS saat saya hobi mengecek status paper saya. Saat itu status paper saya masih active (warna kuning) tapi saya baru ngeh ada yang beda pada personal notes.

Tampilan setelah memperoleh email

Oiya, pengalaman saya selama tiga kali submit paper ke konferensi adalah kita akan mendapatkan masukan dari tiga reviewer beserta rekomendasi dari ketiga reviewer tersebut. Tabel di bawah mengulas sedikit, rekomendasi akhir dari reviewer berdasarkan pengalaman saya yaitu tiga kali submit.

Submit ke-1	Submit ke-2	Submit ke-3
Rekomendasi	Rekomendasi	Rekomendasi
Reviewer 1: Reject (0)	Reviewer 1: Likely Reject (1)	Reviewer 1: Definite Accept (4)
Reviewer 2: Likely Reject (1)	Reviewer 2: Reject (0)	Reviewer 2: Reject (0)
Reviewer 3: Reject (0)	Reviewer 3: Accept (3)	Reviewer 3: Possible Accept (2)
Status akhir paper: Rejected	Status akhir paper: Rejected	Status akhir paper: Accepted

Sebuah perjalanan yang cukup panjang menurut saya dari submit pertama, kedua, ketiga hingga notifikasi diterima setelah submit ketiga kalinya, dari 21 Juli 2021 sampai dengan 27 Oktober 2021 (sekitar 3 bulan). Saya berharap rekan-rekan semua tidak perlu mengalami kondisi seperti saya (di mana dua kali ditolak baru kemudian diterima pada submit ketiga). Saya doakan semoga pertama kali submit langsung accepted sebagaimana sebagian besar teman-teman saya. Aamiin.

Berdasarkan pengalaman submit ketiga kalinya tersebut, saya memperoleh pengetahuan bahwa ada kemungkinan paper kita diterima jika memperoleh rekomendasi diterima 2 dari 3 reviewer. Dengan demikian, saat kita mendapati paper kita berstatus akhir rejected, namun terdapat satu reviewer yang menyatakan diterima, maka jangan berkecil hati. Tetap semangat karena ada kemungkinan besar pada submit berikutnya kita memiliki peluang untuk diterima, dan tak lupa dengan diiringi melakukan perbaikan sesuai masukan dari reviewer jika memungkinkan.

Bagian 2: Konferensi

Setelah paper kita dinyatakan accepted, kita akan memperoleh Letter of Acceptance (LOA). Berbagai hal yang dilakukan setelah paper diterima adalah melakukan registrasi (pembayaran), memperbaiki draft paper untuk final manuscript atau camera ready paper serta mempersiapkan presentasi, juga menandatangani e-copyright. Untuk pembayaran registrasi, karena penyelenggaranya dalam negeri, dan saya bukan dari luar negeri maka pembayaran cukup dilakukan via transfer ke salah satu bank di dalam negeri. Namun, jika peserta berasal dari luar negeri maka registrasi melalui EDAS biasanya menggunakan mata uang luar negeri (dollar). Oiya, jika kita submit lebih awal, oada umumnya akan ada potongan yang selisihnya lumayan cukup besar. Demikian pula jika anggota IEEE akan ada potongan biaya.

Submit final manuscript dilakukan di EDAS. Untuk final manuscript, saya menggunakan pdf express. Oiya bedanya submit saat awal dulu dengan submit paper untuk camera ready ini terdapat pada pemberian nama pengarang. Saat final submit untuk camera ready paper ini, nama pengarang sudah tercantum dalam naskah paper.

Untuk presentasi, setau saya setiap konferensi bisa berbeda-beda bentuknya. Untuk konferensi saya dilakukan secara langsung sehingga tidak ada video yang perlu kita buat untuk menjelaskan presentasi kita. Namun, beberapa konferensi setau saya, presentasi dilakukan dalam bentuk pemutaran video sehingga peserta harus membuat terlebih dahulu video papernya. Beberapa menjelang konferensi digelar, kita akan mendapatkan jadwal sesi kita presentasi, saya memperoleh jadwal di hari kedua pukul 9 pagi kira-kira.

Kegiatan konferensi berlangsung selama dua hari. Hari pertama adalah registrasi serta mendengarkan keynote speaker. Kemudian dilanjutkan dengan plenary session sampai dengan hari kedua sesuai dengan jadwal sesi masing-masing. Acara terakhir biasanya ditutup dengan award ceremony mengenai pengumuman paper terbaik. Karena saya mendapatkan jadwal hari kedua, maka untuk mendapatkan pengalaman suasana konferensi sebagai persiapan presentasi esok hari, saya mencoba ikut saat plenary session pada hari pertama. Alhamdulillah, ternyata tidak semenegangkan bayangan saya. Plenary session bukan tempat untuk berdebat jadi tidak perlu tegang. Alhamdulillah presentasi saya berjalan lancar meski sempat gelagapan. Alhamdulillah tsumma alhamdulillah.

Demikian perjalanan saya mengikuti konferensi. Semoga rekan-rekan semua yang akan melakukan konferensi dimudahkan semuanya. Aamiin. Semoga bermanfaat.

Saat MC memandu acara konferensi hari pertama beberapa hari yang lalu. Alhamdulillah terima kasih Allah bisa bergabung dalam acara ini

 ---

Terima kasih untuk support system terbaik suami, dan anak-anak, juga simbahnya anak-anak, serta guru saya Pak Bimo dan Bu Silmi. Tak lupa dek Iim yang turut membantu mengoreksi paper saya sebelum final manuscript, teman satu bimbingan saya terutama mb Irmma dan mas Shalih, teman seangkatan Mas Victor, Mas Irfan, Mas Wahid dan segala pihak. Semoga bisa lulus tepat waktu.