Laporan Hasil Pengawasan “Si Penarik Perhatian bagi Manajemen”

Gambar diambil dari http://www.pamsclipart.com/

Materi diklat hari ini Rabu, 2 April 2014 terbagi atas dua bagian besar, yang pertama tentang pelaporan hasil pengawasan dan yang kedua tentang demo teammate. Di awal materi, pengajar kami, Ibu Raida menjelaskan tentang landasan teori internal auditing dari buku Sawyer Edisi V. Audit Program (seperti PKA) yang baik mencakup 5 unsur penting, yakni What is to be done; When it is to be done; How it is to be done; Who will do it; and How long it will take.” Nah pelaporan adalah kesempatan bagi auditor untuk mencuri/menarik perhatian bagi manajemen. Oleh karena itu, informasi yang disampaikan oleh auditor haruslah informasi yang benar-benar dibutuhkan bagi pembaca (manajemen), jangan panjang-panjang apalagi menampilkan informasi yang sebetulnya tidak diperlukan. Di dalam buku Sawyer tersebut, pelaporan meliputi “apa yang sudah auditee capai dan apa yang seharusnya auditee dapat capai” serta “apa yang auditee perlu ketahui dan apa yang mereka perlu lakukan.”

Pedoman pelaporan hasil pengawasan di Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan mengacu kepada Peraturan Inspektur Jenderal Per-10/IJ/2013 pada tanggal 30 Desember 2013. Peraturan ini mencakup pelaporan untuk kegiatan pengawasan Inspektorat Jenderal yang sifatnya penjaminan (assurance), yaitu: audit, reviu, evaluasi, dan pemantauan/monitoring, sedangkan untuk kegiatan lainnya yang sifatnya consulting apabila belum memiliki ketentuan tersendiri maka mengikuti pedoman ini.

Pedoman ini juga meliputi syarat demi kualitas pelaporan seperti tepat waktu, lengkap, akurat, obyektif, meyakinkan, jelas, dan ringkas. Sementara untuk isinya (substansinya) berisi penjelasan terkait kegiatan yang telah dilakukan, hasil yang diperoleh, serta solusinya (rekomendasi). Laporan tersebut selanjutnya terbagi dalam dua bentuk, yakni surat dan bab. Bentuk surat berupa Surat Hasil Pengawasan (SHP) sedangkan untuk bab dapat berupa LHA, LHE, LHR, atau LHM yang ditandatangani oleh Pengendali Utama/Inspektur.

Isi Laporan bentuk surat, terdiri dari pokok-pokok penting dalam bentuk paragraf, yakni, tujuan dan ruang lingkup, isi (simpulan hasil pengawasan), paragaraf penjelas (bila diperlukan), dan paragraph penutup. Sementara itu, untuk bentuk bab memiliki outline, terdiri dari:cover judul, daftar isi, ringkasan hasil pengawasan, daar hukum, tujuan pengawasan, ruang lingkup pengawasan, metodologi pengawasan, gambaran umum, uraian hasil pengawasan, rencana tindak lanjut, hal-hal lain yang perlu diungkapkan jika ada, apresiasi, dan laporan.

Bagian yang seringkali tidak pas dalam laporan berbentuk bab adalah pada bagian gambaran umum. Seringkali gambaran umum yang disajikan di sini adalah gambaran kantor auditee. Padahal yang dimaksud gambaran umum dalam hal ini adalah tema yang diaudit/objek yang akan diaudit. Selain itu, terkait uraian hasil pengawasan, auditor dalam hal ini menunjukkan hal-hal apa saja yang sudah dicapai auditee berikut uraian temuan bila ada.

Hal-hal yang menarik lainnya terkait dengan rencana tindak lanjut (action plan). Action plan merupakan kesepakatan antara auditee dengan auditor. Temuan yang baik adalah temuan yang diterima oleh auditee. Temuan itu tuntas. Begitu pula sebaliknya, temuan yang buruk adalah temuan yang disanggah oleh auditee. Penyebabnya terletak pada komunikasi yang tidak berjalan di mana tidak ada proses  klarifikasi. Idealnya, semua langkah audit dikomunikasikan sehingga temuan tidak akan disanggah.

Usai istirahat siang, kami pun dikenalkan dengan teammate. Kalau kemarin dijelaskan teammate secara garis besar atau alurnya, maka hari ini kami diberikan demo menggunakan teammate meski baru kulit luarnya saja. Demo teammate kali ini adalah tampilan umum teammate serta menu-menu yang biasanya digunakan oleh anggota tim (karena kami awalnya bergerak di bagian anggota tim). Untuk membuka aplikasi tersebut, dimulai dengan log-in terlebih dahulu. Selanjutnya, kami dijelaskan bagaimana me-replica, mensinkronisasi, dan me-merger teammate. Kemudian, pengajar kami menekankan bahwa logikanya aplikasi itu bertujuan untuk mempermudah. Nah kalau mempersulit tentu tidak akan ada yang mau. Secara keseluruhan, teammate memiliki sisi positif antara lain: memaksa kita untuk tidak lupa. Anggota tim yang tdak mengerjakan KKA, akan membuat ketua tim tidak bisa mereviu, ujungnya dalnis (pengendali teknis) tidak dapat log-issued. Kalau dari atas, semisal langkah satu belum dibuat, maka langkah selanjutnya tidak akan bisa. Terakhir, teammate memiliki keunggulan yakni mudah, lengkap, tertib, dan terkoordinir dengan baik.